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Documentos administrativos en las Licitaciones de Formación.
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La preparación de la oferta es una fase de vital importancia pues de ella depende el éxito o el fracaso de la licitación, especialmente en lo referente a la determinación de la cuantía económica que resultará de un cuidadoso estudio de los costes. Una oferta además de dicho estudio de costes suele incorporar otros documentos técnicos como son las memorias técnicas, informes de los equipos y materiales a utilizar y de los recursos humanos que se dispondrán para llevar a cabo la obra o servicio.

No obstante, la oferta debe incluir todos y cada uno de los documentos requeridos en los pliegos que establecen las condiciones de licitación. Una empresa sólo puede presentar una sola oferta. Existen tres tipos de documentación que puede comprender la oferta; la administrativa, la técnica y la económica. Una oferta puede incluir estos tres documentos, dos de ellos o sólo la parte económica, dependiendo del tipo de procedimiento que se utilice. Normalmente la parte económica y administrativa siempre se incluye en toda oferta.

Respecto a los documentos administrativos, se aquellos que se encargan de acreditar la identidad de la empresa, su capacidad de obrar y los criterios de solvencia exigidos en los pliegos. La documentación administrativa incluye:

     Escrituras o estatutos de fundación de la empresa.

     Documento que acredite no estar incapacitada para contratar ni inhabilitada.

     Documento de estar al corriente de los pagos con Hacienda y con la Seguridad Social.

     Documentos que acrediten la solvencia técnica, profesional y económica, o bien la posesión de la “clasificación empresarial” requerida para el contrato.

Con la intención de simplificar los trámites de presentación de ofertas, la nueva Ley permite a las empresas licitadoras sustituir los documentos anteriores por una “declaración responsable” donde se exprese que se posee las condiciones establecidas para contratar con la Administración. De manera que sólo el licitador que sea el adjudicatario final tenga posteriormente que aportar toda la documentación.

La citada ley establece que la declaración responsable debe ajustarse al formulario del Documento Europeo Único de Contratación (DEUC). Para cumplimentar el DEUC se puede descargar un formulario en la plataforma de contratación del sector público.

Dicho formulario consta de las siguientes partes:

-Parte I: Información sobre el procedimiento de contratación y el poder adjudicador o la entidad adjudicadora. Esta parte del documento la cumplimenta el órgano de contratación (el resto del formulario lo rellena el licitador).

-Parte II: Información sobre el operador económico, sus representantes legales y subcontratistas. Las empresas que figuren inscritas en el Registro Oficial de Licitadores y Empresas Clasificadas del Estado (ROLECE) no estarán obligadas a facilitar aquellos datos que ya figuren inscritos de manera actualizada en el ROLECE, siempre y cuando se indique en el formulario normalizado del DEUC.

-Parte III: Motivos de exclusión.

-Parte IV: Criterios de selección.

-Parte V: Número de candidatos participantes (sólo en los procedimientos restringidos, negociados con publicidad y de dialogo competitivo).

-Parte VI: Declaraciones finales. Esta parte debe ser cumplimentada por la empresa interesada y firmada en todo caso una vez impreso el formulario DEUC cumplimentado.

La documentación administrativa se recoge en los pliegos, y en general está basada en la personalidad del licitador, Escrituras de constitución de la empresa o DNI; Capacidad de obrar, DNI del firmante de la oferta o poder notarial del firmante; Títulos habilitante, Certificados de habilitación técnicos, altas en el IAE; Solvencia, Certificado de clasificación o Declaración responsable; Garantías, Fianzas, avales, seguros de caución.

La Ley admite las siguientes formas de presentar garantías:

  1. En efectivo, depositándolo en la Caja General de Depósitos o en sus sucursales ubicadas en las delegaciones de Hacienda.
  2. En valores de Deuda Pública (letras del tesoro, bonos del estado y obligaciones del estado).
  3. Con un aval de algún banco o institución de crédito.
  4. Con contrato de seguro de caución.
  5. Mediante la retención en el precio, en los casos contemplados en los pliegos, por parte de la Administración. Es decir, en el caso de pago adelantado al licitador se le retiene una parte para asegurar el cumplimiento del contrato.

En la realidad, lo más frecuente es que las empresas licitadoras, para no desprenderse de liquidez, aporten las garantías o bien con un aval o con un contrato de caución. La garantía provisional es muy poco frecuente en los contratos con el Sector Público, salvo que se estime necesaria o por razones de interés público. Su finalidad es que la empresa licitadora responda sobre su oferta realizada hasta la adjudicación del contrato, de manera que puede perderla si retira injustificadamente su propuesta.

Según la LCSP, la garantía provisional no puede ser mayor del 3% del Presupuesto Base de Licitación (sin IVA). La garantía definitiva es obligatoria para la empresa adjudicataria y asegura la correcta ejecución del contrato. Su importe máximo es del 5% del importe de adjudicación.

Ejemplo: a una empresa se le adjudica un contrato de servicios valorado en 100.000 €. Debido a ello según los pliegos administrativos debe aportar una garantía definitiva del 2%, lo que asciende a 2.000€ (no se prevé adelanto de los pagos). Dicha empresa para no desprenderse de liquidez puede optar por:

  1. Hacer un seguro de caución que cubra dicho importe.
  2. Aportar un aval del banco del que es cliente.
  3. Aportar bonos del Estado que posee por 2.000€.

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